ယနေ့လုပ်ငန်းခွင်တွေမှာ email ပို့တာနဲ့ ပြန်လည်ဖြေကြားတာတွေဟာ နေ့စဉ် မရှိမဖြစ်လိုအပ်လာတဲ့ component (အစိတ်အပိုင်း) တစ်ခု ဖြစ်လာပါတယ်။ ကာစတန်မာတွေနဲ့ဖြစ်စေ၊ ဝန်ထမ်းအချင်းချင်းဖြစ်စေ၊ အခြားအဖွဲ့အစည်း စီးပွားရေးပါတနာတွေနဲ့ဖြစ်စေ အီးမေးလ်အဆက်အသွယ်လုပ်တဲ့အခါ သုံးနှုန်းရတဲ့ အင်္ဂလိပ်စာ စကားလုံးတွေဟာ ရှင်းလင်းကွဲပြားပြီး သဒ္ဒါမှန်ဖို့လိုသလို အောက်ပါအချက်တွေနဲ့ပြည့်စုံဖို့လည်း အထူးလိုအပ်လှပါတယ်။
နေ့စဉ်သုံးအင်္ဂလိပ်စကားပြော (spoken English) ကိုပြောဆိုနေသလိုပဲ email, letter တွေ ရေးတဲ့အခါမှာလည်း စာအသွားအလာ (flow) နဲ့ စကားလုံး (words) တွေဟာ သဘာဝကျပြီး တစ်ဖက်က ဖတ်ရှုသူနားလည်လွယ်စေဖို့ အရေးကြီးပါတယ်။ Herewith, herein, thus, hence, as per your request, per our policies စတဲ့ စာဖတ်ခြင်းဆန်ဆန်၊ တအားလေးလံပြီးရှုပ်ထွေးစေတဲ့၊ ဖတ်လိုက်တဲ့အခါမှာ ထောက်နေစေမယ့် စကားလုံးတွေကို မသုံးသင့်ပါ။ အင်္ဂလိပ်စာရေးတဲ့အခါမှာ စကားပြောနေသလိုပဲ ဖတ်လိုက်တာနဲ့ စာဟာချောပြီး သဘာဝကျနေတာမျိုးဖြစ်အောင် အားထုတ်သင့်ပါတယ်။
အီးမေးလ်ပို့တဲ့အခါ ရှင်းလင်းမှု (clarity) နဲ့ ကွက်ကွက်ကွင်းကွင်းမြင်စေရေး (visual) ဆိုတဲ့ရည်ရွယ်ချက်တို့နဲ့ ဓာတ်ပုံ၊ ဗီဒီယိုဖိုင်လ်၊ အသံဖိုင်လ်၊ pdf ဖိုင်လ်၊ word, excel, powerpoint ဖိုင်လ်၊ စာရွက်စာတမ်း မှတ်တမ်းစတာတွေကို ပူးတွဲပေးပို့လေ့ရှိကြပါတယ်။ ဒီလိုပူးတွဲပေးပို့တဲ့အခါ ပူးတွဲပေးပို့လိုက်ကြောင်း စာဖတ်သူကို သတိပေးရပါတယ်။ တခါတလေ အမှုမှတ်အမှတ်မဲ့ အီးမေးလ်ဖတ်သူက တွဲပို့လိုက်တဲ့ဖိုင်လ်ကို မနှိပ်မိ၊ မကြည့်မိတာတွေ ရှိတတ်လို့ပါ။ ဒီအခါ communication ဟာ မထိရောက်တော့ဘဲ နားလည်မှုအမှားတွေဖြစ်ပေါ်နိုင်ပါတယ်။ ဒီလို သတိပေးတဲ့အခါမှာလည်း “I attached a file here” ဆိုတဲ့အသုံးမျိုးကိုမသုံးဘဲ ဒီ့ထက်ပိုထိရောက်ပြီး ပို professional ကျတဲ့ အသုံးလေးတွေကို ဖော်ပြပေးချင်ပါတယ်။
အီးမေးလ်ထဲမှာ တစ်ဖက်လူကို နာမည်တပ်ခေါ်တဲ့အခါမှာ Dear ဘာညာဆိုပြီး တချို့က first name ကိုတပ်ပြီးခေါ်တာနှစ်သက်သလို တချို့ကလည်း last name ကို အရှေ့ကနေ Mr. တို့ Ms. တို့စသဖြင့်တပ်ခေါ်တာ နှစ်သက်နိုင်ပါတယ်။ ဒါပေမဲ့ Mr. တို့ Ms. တို့ Mrs. တို့တပ်ခေါ်တာဟာ ကိုယ့်အနေနဲ့ကတော့ ယဉ်ကျေးသမှုနဲ့ခေါ်တာလို့ ယူဆနိုင်ပေမဲ့ ဒီအသုံးတွေဟာ လူတစ်ယောက်ရဲ့ ဂျန်ဒါ (gender) ကိုရည်ညွှန်းပြီး တံဆိပ်ကပ်ပေးလိုက်တဲ့အသုံးတွေဖြစ်လို့ ပြဿနာရှိပါတယ်။ နာမည်တစ်ခုကိုအပေါ်ယံကြည့်ပြီး ဒီလူဟာတော့ ယောကျ်ားဖြစ်မှာပဲ၊ မိန်းမဖြစ်မှာပဲ စသဖြင့် မိမိသဘောနဲ့မိမိဂျန်ဒါခွဲလိုက်ပြီး ဦးဘယ်သူ၊ ဒေါ်ဘယ်သူ၊ ကိုဘယ်သူ၊ မဘယ်သူ စသဖြင့် သမုတ်လိုက်တဲ့အခါ မှားယွင်းသွားတဲ့အခါဖြစ်ဖြစ်၊ တစ်ဖက်လူမကြိုက်တဲ့ အသုံးကိုသုံးမိလိုက်တဲ့အခါမှာဖြစ်စေ ဒါဟာ စော်ကားရာရောက်သွားတဲ့အပြင် ရှေ့လျှောက် သူတို့နဲ့နဲ့ကိုယ့်အကြားက business relationship ကို ထိခိုက်နိုင်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ဒီလိုဂျန်ဒါနဲ့ address လုပ်တဲ့အသုံးတွေကိုရှောင်ပြီး first name ကို အရှေ့ကနေ Dear ထည့်ပြီးခေါ်တာ (ဥပမာ Dear Roger,)၊ ဒါမှမဟုတ်လည်း Dear valued customer, စသဖြင့် အစားထိုး သုံးနှုန်းနိုင်ပါတယ်။
အီးမေးလ်ရဲ့ အဆုံးတိုင်းမှာ ကျေးဇူးတင်စကားပြောပါ။ အီးမေးလ်ပြန်တဲ့အခါတွေမှာတော့ သင့်တင့်လျောက်ပတ်တဲ့အခါမျိုးတွေမှာ အစမှာ ကျေးဇူးတင်ပါ။ ဥပမာ ကိုယ်ပြန်ကြားထားတဲ့အီးမေးလ်ကို သူတို့ကပြန်ထားတယ်ဆိုရင် “Dear [……. ဘယ်သူဘယ်ဝါ …….], Thank you for your email.” ဆိုတာနဲ့ အစချီပြီး စာဆက်ပြန်နိုင်ပါတယ်။ ပြန်ကြားတဲ့အီးမေးလ်မဟုတ်ဘဲ ကိုယ်က စပြီးရေးတဲ့ အီးမေးလ်မျိုးဆိုရင်တော့ အဆုံးသတ်မှာ ကျေးဇူးတင်စကားဆိုသင့်ပါတယ်။ ဒါဟာ မှန်ကန်တဲ့၊ ဖြစ်သင့်တဲ့ business practice တစ်ခုဖြစ်ပါတယ်။ အောက်ဆုံးနားမှာ Thank you for choosing [သင့်ကုမ္ဗဏီ သို့မဟုတ် အဖွဲ့အစည်းနာမည်], Thank you for your partnership with us, Thank you for your understanding, Thank you for your flexibility. စသဖြင့် လျော်ကန်သလို သုံးနှုန်းသင့်ပါတယ်။
ဒီအချက်ဟာ ရှောင်ရမယ့်အချက်ဖြစ်ပါတယ်။ လူအတော်များများက လုပ်ငန်းခွင်မှာ အီးမေးလ်တွေရေးပြီ၊ ပြန်ပြီဆိုတာနဲ့ သူတို့ကုမ္ဗဏီ သို့မဟုတ် အဖွဲ့အစည်းအတွက် တအားကို ပရော်ဖက်ရှင်နယ်လ်ဆန်စေမယ့် အသုံးတွေ၊ စကားလုံးတွေကိုမှ ရွေးချယ်ပြီး business မကျကျအောင် စာရေးလေ့ရှိပါတယ်။ အဲ့ဒီအခါမှာ အမှားတွေ၊ မသုံးသင့်တဲ့စကားလုံးတွေကို မသိလိုက်မသိဘာသာ သုံးမိတတ်ပါတယ်။ တအားကြီး formal ဖြစ်စရာမလိုသလို၊ သိပ်ပြီး informal လည်း မဖြစ်သင့်ပါဘူး။ အလယ်အလတ် တော်ရုံသင့်ရုံလောက်ပဲ ရှိသင့်ပါတယ်။ Sir တွေ၊ madam တွေ၊ dearest, sincerest, a million thanks, most valued စတဲ့ အလွန်အမင်း တင်စားညွှန်းဆိုတဲ့ စကားလုံးတွေဟာ ဖတ်ရှုသူအတွက် သဘာဝမကျတဲ့အပြင် တမင်လုပ်ကြံဖန်တီးပြီး ရင်ထဲကမပါဘဲရေးတဲ့စာတွေမှန်း သိသာစေပါတယ်။ ဒီတော့ အဲ့ဒီလို business တအား မဆန်ဆန်အောင် ဖန်တီးပြီးပြောတာမျိုးကို အထူးရှောင်ပါ။
Craton Highways (brought to you by the SPACE Langage Academy)
